Los formularios son una de las herramienta de recolección de datos personales más empleada en los sitios web para que el usuario pueda interactuar y disfrutar de diferentes servicios.
Por estar razón, deben ser diseñados e implementados de acuerdo a los requisitos y principios establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD); el cual se aplica a todas las personas que procesan información de los ciudadanos de la Unión Europea.
En este artículo, expondré la finalidad de los formularios más comunes y los principios fundamentales que deben tomarsen en cuenta para su confección.
Además, daré a conocer las mejores prácticas que puedes llevar a cabo con el fin de cumplir con las exigencias legales, respetar la privacidad de sus usuarios, fomentar la confianza en línea y, por supuesto, evitar sanciones.
Tipología de formularios en los sitios web
Los formularios pueden variar su complejidad según su propósito. Algunos solicitan un solo dato como el correo electrónico. En cambio, otros formularios incluyen una variedad de campos para recopilar información personal como la dirección postal, el número de identificación, el género, la foto y la fecha de nacimiento, por ejemplo.
Formulario de contacto
Los formularios de contacto son una manera rápida y directa de facilitar la comunicación entre los usuarios y el propietario o administrador del sitio web. Mediante estos formularios, los visitantes se pueden poner en contacto con el titular del sitio, realizar consultas, plantear sugerencias, buscar soporte o proponer colaboraciones. Por lo general, la información que se solicita es básica: nombre, correo electrónico y mensaje.
Formulario de registro
Los formularios de registro son comunes en los sitios web que requieren que los usuarios creen una cuenta personal para acceder a áreas privadas con contenido exclusivo, realizar transacciones financieras en línea o disfrutar de funciones adicionales. Estos formularios suelen solicitar mayor información: nombre completo del usuario, correo electrónico, contraseña para acceder a la cuenta, fecha de nacimiento, país de residencia, género, dirección postal, intereses, profesión e incluso fotos.
Formularios de suscripción
Los formularios de suscripción se utilizan para que los usuarios reciban actualizaciones, boletines informativos u otras comunicaciones periódicas del sitio web. Estos formularios permiten captar la atención de los visitantes y construir una base sólida de seguidores. Estos formularios son simples, solo solicitan la dirección de correo electrónico del usuario.
Formularios de comentarios
Los formularios de comentarios son comunes en blogs, sitios de noticias o plataformas de comercio electrónico ya que brindan a los usuarios la oportunidad de expresar sus opiniones, hacer preguntas o brindar retroalimentación sobre el contenido, productos o servicios ofrecidos en el sitio web. Estos formularios suelen pedir el nombre del usuario, el correo electrónico y su comentario. En algunos casos, es imprescindible que el usuario esté registrado para poder interactuar con el sitio.
Formularios de compra
En el comercio electrónico, los formularios de compra permiten a los usuarios adquirir productos o servicios directamente desde el sitio web de manera segura, sencilla y eficiente. Son indispensables para recopilar información personal y financiera del usuario con el fin de completar la transacción y cumplir con las obligaciones legales. Por lo general, solicitan la información de contacto y de pago del usuario como el nombre, correo electrónico, dirección de envío y facturación, número de teléfono y los datos de la tarjeta de crédito.
Principios que regulan la recolección de datos personales
Según el Reglamento General de Protección de Datos, existen varios principios que rigen la recolección de datos en los formularios web. Estos principios garantizan un procesamiento de datos justo, transparente y seguro.
Principios de licitud, lealtad y transparencia
Los datos personales deben ser recopilados de manera lícita y transparente. En tal sentido, los propietarios de los sitios web deben proporcionar a los usuarios información clara, concisa y comprensible sobre los datos que se recopilan, la finalidad del procesamiento y cualquier otro detalle relevante para que el consentimiento sea informado.
Principio de finalidad
Los datos personales deben ser recopilados con un propósito específico y legítimo. No se deben utilizar los datos para fines diferentes a los indicados en el momento de su recolección, a menos que exista una base legal adecuada.
Principio de minimización de datos
Solo se deben recopilar los datos personales necesarios para el propósito establecido. Los propietarios de sitios web deben limitar la cantidad y el tipo de datos recopilados, evitando la recolección de información innecesaria o excesiva.
Principio de exactitud
Los datos personales deben ser precisos y actualizados. Los propietarios de sitios web deben tomar medidas razonables para garantizar que los datos recopilados sean exactos y mantenerlos actualizados según sea necesario.
Limitación del almacenamiento
Los datos personales deben ser almacenados o conservados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad establecida. Los propietarios de sitios web deben establecer políticas de retención de datos y eliminar los datos cuando ya no sean necesarios, de acuerdo con los plazos establecidos y los requisitos legales aplicables.
Principios de integridad, disponibilidad y confidencialidad
Los datos personales deben ser procesados de manera segura y protegidos contra accesos no autorizados, pérdidas o daños. Los propietarios de sitios web deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger y almacenar de manera segura los datos recopilados.
Principio de responsabilidad
El Reglamento General de Protección de Datos, establece que los responsables del tratamiento de datos deben ser proactivos. Esto implica que deben asumir la responsabilidad de proteger la privacidad de los datos de los usuarios, evaluar los riesgos, mantener registros de las actividades, llevar a cabo evaluaciones de impacto y cooperar con las autoridades de protección de datos.
Estos principios establecen las bases para una recolección de datos justa, transparente y segura en los formularios web, asegurando así el cumplimiento de las regulaciones del RGPD y la protección de los derechos de los usuarios.
Consentimiento expreso
El consentimiento expreso es una forma de obtener el consentimiento válido y legal para el tratamiento de datos personales. Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, el consentimiento expreso se define como un consentimiento que se otorga de manera clara y específica, mediante una declaración o acción afirmativa por parte del titular de los datos.
A diferencia del consentimiento implícito o tácito, el consentimiento expreso requiere que la persona proporcione una manifestación clara e inequívoca de su voluntad para que se traten sus datos personales. Esto implica que el consentimiento no puede deducirse de la inacción o de la falta de oposición del individuo.
Al solicitar el consentimiento expreso, se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Voluntario: El consentimiento debe ser otorgado de forma libre y voluntaria, sin ninguna forma de coerción o presión indebida.
- Informado: El titular de los datos debe recibir información clara y comprensible sobre la finalidad del tratamiento, las categorías de datos que se recopilarán, los derechos del individuo, la identidad del responsable del tratamiento y cualquier otra información relevante para que pueda tomar una decisión informada.
- Específico: El consentimiento debe ser otorgado para una finalidad específica y limitada. No se puede obtener un consentimiento general para cualquier tipo de tratamiento de datos.
- Expreso: El consentimiento debe ser otorgado de manera activa y afirmativa, a través de una declaración verbal o escrita, o mediante una acción clara y específica, como marcar una casilla de verificación o hacer clic en un botón de aceptación.
Es importante destacar que el consentimiento expreso es solo una de las bases legales para el tratamiento de datos personales. Por ello, es indispensable que los formularios permitan al usuario expresar su consentimiento de forma inequívoca antes de que el sitio web recopile y procese sus datos personales. Además, se debe dar la oportunidad al usuario de que exprese su consentimiento para cada finalidad del procesamiento de datos, en lugar de uno generalizado o amplio. Por último, los usuarios deben tener la posibilidad de retirar su consentimiento en cualquier momento de manera fácil y sin dificultades.
Buenas prácticas en el diseño e implementación de los formularios
Ya sea que se trate de un formulario de contacto simple o de un formulario de registro complejo, es importante diseñarlos e implementarlos de manera efectiva para garantizar la privacidad del usuario y el cumplimiento de los requisitos legales. A continuación, expondré algunas de las mejores prácticas para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos.
Evitar la recopilación innecesaria de datos
Uno de los principios fundamentales del RGPD la minimización de datos, por tanto, es indispensable recopilar y procesar los datos personales necesarios y relevantes para el propósito específico para el cual se recopilan. Al limitar los datos recopilados en los formularios, se reduce la cantidad de información personal que se maneja, lo que a su vez disminuye los riesgos asociados con la privacidad y la seguridad de los datos.
Disponer de la casilla de verificación
Una de las bases fundamentales del RGPD es obtener el consentimiento explícito de los usuarios para el tratamiento de sus datos personales. Para cumplir con esta exigencia, es imprescindible incluir una casilla de verificación en los formularios web.
Las casillas de verificación, también conocidas como checkboxes, son una herramienta valiosa para garantizar que los usuarios estén informados y den su consentimiento expreso para la recopilación y el uso de sus datos personales.
Al requerir que los usuarios marquen una casilla de verificación se les obliga a prestar atención y, en teoría, a leer, comprender y decidir con libertad si están de acuerdo con las políticas de privacidad antes de aceptar la política de privacidad.
Además, las casillas de verificación brindan evidencia tangible de que el usuario ha dado su consentimiento de forma clara, afirmativa y explícita. Al mantener un registro de las casillas marcadas y los consentimientos otorgados, los propietarios de la web pueden demostrar con facilidad que han obtenido el consentimiento explícito del usuario. Esto puede ser crucial en caso de cualquier reclamo o disputa legal. Si un usuario afirma que no estaba al tanto de las políticas de privacidad o que no dio su consentimiento para la recopilación de datos, la existencia de una casilla de verificación ayuda a respaldar la posición del sitio web de que se proporcionó información suficiente y que el usuario aceptó las condiciones.
Es fundamental que las casillas estén desmarcadas de forma predeterminada, para que el usuario tenga que activarla de manera consciente y voluntaria. Además, es importante que se utilicen casillas de verificación separadas y específicas para cada finalidad ya que le permite al usuario un mayor control sobre el procesamiento de sus datos personales.
Al implementar casillas de verificación en los formularios, se fomenta una relación de confianza con los usuarios y se cumple con las regulaciones y estándares de protección de datos vigentes.
Colocar una primera capa informativa
El RGPD hace hincapié en la transparencia en el tratamiento de datos personales. Para cumplir con este principio, es necesario proporcionar a los usuarios una primera capa informativa clara y concisa en el momento en que se cumplimenta el formulario.
Esta capa informativa debe incluir un resumen de los datos que se recopilan, la finalidad del tratamiento, la base legal para el mismo y los derechos que asisten al usuario para que decida si desea proporcionar la información solicitada. Es recomendable utilizar un lenguaje sencillo y evitar tecnicismos para asegurar que los usuarios comprendan con facilidad la información que se les proporciona.
Incluir un enlace a la política de privacidad
La política de privacidad es el documento clave que explica en detalle cómo se recopilan, utilizan y protegen los datos personales de los usuarios.
Por tanto, es recomendable incluir un enlace directo a esta política en los formularios web para que los usuarios puedan acceder con facilidad a ella y revisarla en caso de querer ampliar la información contenida en la primera capa. Esto ayuda a garantizar que los usuarios tengan una comprensión completa y clara de cómo se utilizarán sus datos personales antes de dar su consentimiento explícito. El RGPD requiere que el consentimiento del usuario sea libremente dado, específico, informado y unívoco, por lo que la inclusión del enlace a la política de privacidad es un mecanismo importante para cumplir con estos requisitos.
Realizar la prueba de humanidad
Los hackers utilizan técnicas automatizadas para enviar spam, robar datos personales, realizar ataques de fuerza bruta o incluso llevar a cabo acciones maliciosas. Estos ataques no solo pueden afectar negativamente a los propietarios de los sitios web, sino también a los usuarios finales al comprometer su privacidad y seguridad.
Uno de los métodos más efectivos para proteger los formularios web de abusos y ataques automatizados es el uso de CAPTCHA (Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart).
CAPTCHA es un sistema que ayuda a diferenciar entre humanos y bots al presentar un desafío que los humanos pueden superar fácilmente, pero que resulta difícil para las máquinas. Esto se logra mediante la presentación de una tarea que requiere habilidades cognitivas específicas, como identificar imágenes, resolver problemas matemáticos simples o reconocer letras distorsionadas.
La implementación de CAPTCHA ayuda a salvaguardar la privacidad de los usuarios. Al proteger los formularios web de spam y ataques automatizados, se evita que los hackers obtengan información personal sensible o realicen actividades fraudulentas.
Al incluir CAPTCHA en los formularios web, las organizaciones demuestran su compromiso con la seguridad de los datos y cumplen con los requisitos del RGPD al proteger la información personal de los usuarios.
Exigir la validación de campos
La validación de campos es una técnica utilizada para garantizar que la información ingresada por los usuarios en los formularios web cumpla con ciertos criterios y formatos específicos. Al validar los campos, se reduce la probabilidad de recibir datos incorrectos o maliciosos, así como se mejora la experiencia del usuario al proporcionar retroalimentación inmediata sobre los errores cometidos.
Al implementar la validación de campos en los formularios web, se pueden prevenir errores y datos incorrectos en la recopilación de información personal. Esto ayuda a garantizar que los datos recopilados sean precisos, actualizados y relevantes para el propósito específico para el cual se recogen. Al tener datos precisos, las organizaciones pueden cumplir con los requisitos del RGPD, que incluyen el deber de garantizar que los datos personales sean exactos y estén actualizados.
Registrar los consentimientos otorgados
El RGPD establece que los titulares de los sitios web deben demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales en relación con el procesamiento de los datos personales de sus usuarios. Al mantener un registro de los consentimientos otorgados, a través de las casillas de verificación, se puede probar que el usuario otorgó el consentimiento de forma explícita e informada.
Conclusión
En resumen, el diseño adecuado de los formularios web es fundamental para garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos personales, especialmente en el marco del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea.
Los propietarios de sitios web deben tener en cuenta los diferentes tipos de formularios y los principios rectores establecidos en el RGPD para garantizar la privacidad y la seguridad de los datos de los usuarios.
Es importante minimizar la recopilación innecesaria de datos, obtener el consentimiento explícito de los usuarios a través de casillas de verificación, proporcionar información clara y concisa sobre el procesamiento de datos, incluir un enlace a la política de privacidad, implementar medidas de protección contra ataques automatizados, como CAPTCHA, y validar los campos para garantizar la precisión de los datos recopilados.
Cumplir con estos requisitos no solo ayuda a evitar sanciones y riesgos legales, sino que también construye confianza con los usuarios al demostrar el compromiso de proteger su privacidad y seguridad.
Si necesitas más información sobre el cumplimiento normativo de tu sitio web, no dudes en contactarme. Estaré encantado de ayudarte a asegurar de que tus formularios web cumplan con las regulaciones vigentes y protejan los datos de tus usuarios de manera efectiva.